Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji „Ultribea” (dalej: „Aplikacja”) oraz stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”).
Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji.
§ 1. Administrator danych osobowych
- 1.Administratorem danych osobowych jest ULTRIBEA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku (adres: ul. Nowowarszawska 1, 15-205 Białystok), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001249679, NIP: 9662223258, REGON: 545071848 (dalej: „Administrator”).
- 2.Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: hello@ultribea.pl oraz pod adresem korespondencyjnym wskazanym w ust. 1 powyżej.
§ 2. Role Administratora: administrator i podmiot przetwarzający
- 1.W odniesieniu do danych dotyczących Konta, rozliczeń, korzystania z Aplikacji oraz korespondencji - Administrator przetwarza dane osobowe jako administrator w rozumieniu RODO. Zasady tego przetwarzania określa niniejsza Polityka.
- 2.W odniesieniu do Treści Usługobiorcy (w tym dokumentacji postępowań, ofert, katalogów oraz ewentualnych danych osobowych osób trzecich zawartych w tych materiałach, np. osób wyznaczonych do kontaktu) - Administrator działa co do zasady jako podmiot przetwarzający (procesor), przetwarzając te dane wyłącznie na polecenie i zgodnie z instrukcjami Usługobiorcy, który pozostaje ich administratorem. Zasady tego przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§ 3. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji Administrator przetwarza w szczególności następujące kategorie danych:
- 1)dane konta i kontaktowe: imię i nazwisko osoby korzystającej z Aplikacji w imieniu Usługobiorcy, służbowy adres e-mail, numer telefonu, identyfikatory Konta, rola w organizacji, dane logowania (w zakresie technicznym),
- 2)dane firmowe i rozliczeniowe: nazwa firmy, NIP, adres, dane niezbędne do wystawienia faktury, historia rozliczeń, identyfikatory transakcji,
- 3)dane płatnicze: dane karty płatniczej są przetwarzane przez operatora płatności; Administrator nie przechowuje pełnych danych karty (może przechowywać identyfikatory płatności lub subskrypcji),
- 4)dane o korzystaniu z Aplikacji: logi techniczne, adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, zdarzenia w aplikacji, ustawienia,
- 5)dane zawarte w korespondencji: treść zgłoszeń do wsparcia oraz innej korespondencji kierowanej do Administratora,
- 6)cookies i identyfikatory online: zgodnie z § 13 niniejszej Polityki.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
- 1)zawarcie i wykonanie Umowy (świadczenie Usług, obsługa Konta, obsługa zgłoszeń do wsparcia, rozliczenia Subskrypcji) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- 2)wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (księgowość, podatki, wystawianie i przechowywanie faktur) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- 3)realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, rozwój i poprawa jakości Usług - w miarę możliwości w oparciu o dane zagregowane, a także marketing bezpośredni własnych usług,
- 4)zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): cookies analityczne i marketingowe oraz marketing prowadzony drogą elektroniczną (jeżeli został uruchomiony); zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
§ 5. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)
- 1.Aplikacja wykorzystuje rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji (w tym modele językowe) do analizy i dopasowywania ogłoszeń o zamówieniach, ekstrakcji i podsumowywania informacji z dokumentacji postępowań, analizy dopasowania wymagań do zasobów Usługobiorcy oraz wsparcia decyzji o przystąpieniu do postępowania - zgodnie z § 10 Regulaminu.
- 2.W związku z działaniem funkcji AI dane (w tym Treści Usługobiorcy) mogą być przekazywane do zewnętrznych dostawców modeli AI (podprocesorów) wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
- 3.Dane Usługobiorcy (w tym Treści Usługobiorcy) NIE są wykorzystywane do trenowania ani rozwijania modeli sztucznej inteligencji dostawców. Administrator korzysta z takich ustawień i postanowień umownych, które wyłączają wykorzystanie przekazywanych danych do trenowania modeli.
- 4.Wyniki generowane przez AI mają charakter pomocniczy (rekomendacyjny), wymagają weryfikacji przez człowieka i nie stanowią zautomatyzowanej decyzji wywołującej skutki prawne wobec osób fizycznych (zob. § 10 niniejszej Polityki).
§ 6. Odbiorcy danych i podprocesorzy
- 1.Administrator korzysta z usług zaufanych podmiotów zewnętrznych (podprocesorów), które przetwarzają dane wyłącznie na polecenie Administratora i na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania. Dane mogą być udostępniane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
- 1)dostawcom infrastruktury IT, hostingu oraz usług chmurowych,
- 2)dostawcom modeli i usług sztucznej inteligencji,
- 3)operatorowi płatności (obsługa płatności oraz cyklicznych obciążeń),
- 4)dostawcom usług poczty elektronicznej i komunikacji,
- 5)dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych - wyłącznie, jeżeli zostały aktywowane i za wymaganą zgodą,
- 6)dostawcom systemów wsparcia i obsługi zgłoszeń,
- 7)biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym i doradcom - w niezbędnym zakresie,
- 8)organom publicznym - gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
- 1.Administrator dąży do korzystania z dostawców zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
- 2.Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców (w szczególności infrastruktury chmurowej lub modeli AI) dane osobowe są przekazywane poza EOG (np. do Stanów Zjednoczonych), Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z RODO, w szczególności poprzez:
- 1)korzystanie z dostawców objętych decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, w tym uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (jeżeli ma zastosowanie),
- 2)zawieranie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (Standard Contractual Clauses - SCC),
- 3)wdrażanie dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych (m.in. szyfrowanie, pseudonimizacja, ograniczenie zakresu przekazywanych danych).
§ 8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
- 1)dane Konta oraz dane związane z Umową - przez czas trwania Umowy; po jej zakończeniu Treści Usługobiorcy pozostają dostępne przez 90 dni (zgodnie z § 10 Regulaminu), a następnie są usuwane,
- 2)dane rozliczeniowe i faktury - przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy),
- 3)dane przetwarzane na potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń - do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
- 4)logi techniczne i dane związane z bezpieczeństwem - co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia incydentu,
- 5)dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody.
§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą
- 1.Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie) oraz - w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo do jej wycofania w dowolnym momencie.
- 2.Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- 3.Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres: hello@ultribea.pl.
§ 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
- 1.Aplikacja analizuje dane dotyczące profilu i aktywności (np. branża, historia decyzji o udziale w postępowaniach) w celu dopasowywania i priorytetyzacji ogłoszeń o zamówieniach. Może to stanowić profilowanie w rozumieniu RODO.
- 2.Dopasowanie ma charakter rekomendacyjny i nie wywołuje wobec osób fizycznych skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków - decyzje podejmuje Usługobiorca.
- 3.Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo sprzeciwu wobec profilowania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
§ 11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy, w szczególności do założenia Konta, korzystania z Usług oraz rozliczeń.
§ 12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), kopie zapasowe oraz rejestrowanie zdarzeń. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty działające na polecenie Administratora w niezbędnym zakresie.
§ 13. Pliki cookies
- 1.Aplikacja wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celach: niezbędnych (działanie i bezpieczeństwo Aplikacji, uwierzytelnianie), analitycznych (statystyka i rozwój Usług) oraz marketingowych (pomiar i optymalizacja działań promocyjnych) - jeżeli są stosowane.
- 2.Cookies niezbędne są zawsze aktywne. Cookies analityczne i marketingowe są stosowane wyłącznie, jeżeli Użytkownik wyrazi wymaganą zgodę i może ją w każdej chwili zmienić lub wycofać. Użytkownik może zarządzać cookies również w ustawieniach przeglądarki.
§ 14. Zmiany Polityki prywatności
- 1.Administrator może okresowo aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany sposobu działania Aplikacji lub zmian prawnych. O istotnych zmianach Administrator informuje w Aplikacji lub za pomocą poczty elektronicznej.
- 2.Data ostatniej aktualizacji: 08.07.2026 r.
§ 15. Kontakt
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: hello@ultribea.pl.